Procedura obiegu dokumentów a opóźnienie wykonawcy

Wniosek wpływa do zamawiającego publicznego. Następnego dnia zostaje zadekretowany w odpowiednim wydziale. Dopiero kolejnego dnia podjęte są czynności merytoryczne.

Czy wewnętrzne procedury, w tym dotyczące obiegu dokumentów, mają jakiekolwiek znaczenie dla wykonawcy z punktu widzenia terminu realizacji inwestycji?

Zapraszam do lektury!

Stan faktyczny

Inwestycja realizowana w systemie „Zaprojektuj i Wybuduj” („Design and Build”). Zaczęło się od opóźnionego podpisania umowy przez zamawiającego (tu swoje za uszami miał też wykonawca, bo sam podpisał umowę kilka dni po otrzymaniu egzemplarza). Wykonawca nie otrzymał też na początku stosownych pełnomocnictw do działania w imieniu zamawiającego, mimo że z charakteru umowy wynikało, że te pełnomocnictwa potrzebne będą.

Prócz problemów dokumentowych okazało się, że na terenie prac występuje kolizja z infrastrukturą drogową. Kolizja oczywiście niemożliwa do przewidzenia. Zamawiający na etapie przetargu nie udostępnił map i wyników badań wodno-gruntowych, które pozwoliłyby na zorientowanie się, że kolizja zachodzi.

Wykonawca o wszystkim na bieżąco informował zamawiającego. Zawnioskował o aneks terminowy, przedłużający czas na ukończenie robót o 30 dni. Podczas rozmów o aneksie padały nawet dłuższe terminy. A gdy wykonawca otrzymał od zamawiającego aneks do podpisu, to…

v… zobaczył, że przedłużenie dotyczy całych 13 dni (do 30 listopada). Strony na takim aneksie złożyły swoje podpisy.

Dzień przed upływem terminu (tj. 29 listopada) wykonawca poinformował zamawiającego o dalszych problemach: brak odpowiednich dokumentów podpisanych przez zamawiającego oraz brak pełnomocnictw. Wykonawca zwrócił się o kolejne przedłużenie terminu o dwa tygodnie.

Na to zamawiający już się nie zgodził.

14 grudnia wykonawca zgłosił roboty do odbioru, który to odbiór zakończył się dopiero w kwietniu.

Wykonawca wystawił fakturę. Zamawiający naliczył kary umowne i potrącił je z należnego wykonawcy wynagrodzenia. A skoro tak, to wykonawca wystąpił do sądu z żądaniem zapłaty brakującej należności.

Stanowisko Sądu I instancji

Sąd Okręgowy żądania wykonawcy w całości oddalił.

Główne argumenty, które doprowadził sąd I instancji do takiego rozstrzygnięcia:

? zamawiający faktycznie opóźnił się z podpisaniem umowy, ale ty – drogi wykonawco – również zwlekałeś ponad tydzień z odesłaniem podpisanego egzemplarza umowy – skoro tobie się nie spieszyło, to trudno przyjąć, by opieszałość zamawiającego doprowadziła do tego, że umowa faktycznie została później podpisana;

? może zamawiający nie przekazał wykonawcy pełnomocnictw czy innych dokumentów, ale – dlaczego dopiero na dzień przed upływem terminu realizacji umowy się o nie upomniałeś, wykonawco? Jeżeli uważałeś, że faktycznie są ci potrzebne, to przecież mogłeś o nie wystąpić razem ze złożonym wnioskiem o aneks terminowy

? kwestia kolizji z zastałą infrastrukturą nie ma znaczenia, bo w chwili podpisywania aneksu przedłużającego termin realizacji prac do 30 listopada była już wykonawcy wiadoma,

? brak mapy czy analizy wodno-gruntowej? No dobra, ale przecież o to nie pytałeś na etapie przetargu, to czemu robisz z tego problem dopiero na tym etapie?

? zła pogoda w listopadzie i grudniu? Jak podpisywałeś umowę, to przecież mogłeś się spodziewać, że przyjdzie jesień i zima, więc trudniej może ci się realizować pewne prace.

I to wszystko doprowadziło sąd okręgowy do wniosku, że kara umowna naliczona przez zamawiającego się należy jak przysłowiowemu psu buda.

Sąd Apelacyjny przychylił się jednak do stanowiska wykonawcy

Sąd apelacyjny doszedł do wniosku, że zamawiający nie był uprawniony do naliczenia kary umownej.

? z umowy wynikało, że pełnomocnictwa będą wykonawcy potrzebne – powinny być one zatem doręczone wykonawcy bez oczekiwania na sygnały. czy ponaglenia ze strony wykonawcy.

Tu rozumowanie sądu apelacyjnego jest bardzo proste. Skoro cel umowy był jasny, zakres obowiązków jednoznacznie określony, a z tego wszystkiego wynikało, że bez pełnomocnictw czy innych dokumentów wykonawca nie ruszy dalej, to zamawiający nie może zasłaniać się tym, że wykonawca powinien był o te dokumenty się upominać. Zamawiając powinien je prostu przekazać, bez żadnego wzywania.

?♂️ Z mojej strony – pełna zgoda. Nie rozumiem zupełnie, jak można podejść do sprawy tak, jak podszedł sąd okręgowy. Oczekiwanie, że jedna ze stron będzie się wiecznie upominała o realizację obowiązków kontraktowych spoczywających na drugiej stronie jest zupełnie chybione. To nie jest tak, że zamawiający podpisuje umowę, a potem może siedzieć z założonymi rękami i czekać, co się na inwestycji wysypie.

W dalszej części sąd apelacyjny odnosił się do opieszałego reagowania na pisma wpływające od wykonawcy. Tutaj aż posłużę się cytatem, bo warto:

Tak, zamawiający oczekiwał terminowej realizacji wszystkich obowiązków po stronie wykonawcy. Dla niego terminy miały z kolei charakter instrukcyjny (prawnicy, brzmi znajomo, prawda?)

?♂️ Pełna zgoda. Terminy wiążą obie strony. Elementem obowiązku współdziałania jest nieutrudnianie kontrahentowi realizacji jego części umowy. W przypadku inwestycji budowlanych konieczne jest szybkie reagowanie na to, co się dzieje na placu budowy. Dlatego, co też podkreślił sąd apelacyjny, do realizacji kontraktu powinna być oddelegowana osoba, która sprawnie i szybko będzie reagowała na pojawiające się problemy.

?️ Odnosząc się do panujących w listopadzie i grudniu warunków atmosferycznych sąd uznał, że faktycznie, można było przewidzieć, że w tym czasie warunki nie sprzyjają realizacji prac. Natomiast zwrócił uwagę na inny aspekt: otóż gdyby zamawiający prawidłowo współdziałał z wykonawcą przy realizacji kontraktu (zwłaszcza w kontekście szybkiego reagowania na składane wnioski przez wykonawcę), to prace zakończyłyby się dużo wcześniej, zanim pogorszyła się pogoda.

?♂️ Ponownie przychylam się do tego, co mówi sąd apelacyjny. Jasne, że w listopadzie czy grudniu mogą wystąpić pewne trudności. Ale jeżeli opieszałość jednej strony doprowadza do tego, że termin realizacji kontraktu przesuwa się na ten okres, to druga strona nie może z tego powodu ponosić negatywnych konsekwencji.

I tu istotny wątek aneksu – przecież wykonawca sam zgodził się na przedłużenie terminu do 30 listopada (przecież podpisał aneks!). Sąd – słusznie – zwrócił uwagę, że zamawiający miał świadomość wszystkich przyczyn opóźnień w realizacji prac. Co więcej, miał świadomość, że te przyczyny uzasadniają przedłużenie umowy ponad okres, na który ostatecznie zawarto aneks terminowy:

Trudno też zarzucać [wykonawcy], że podpisał aneks z niekorzystnie ustaloną dla niego datą. W przeciwnym wypadku jego sytuacja byłaby jeszcze gorsza.

Sąd wypowiedział jeszcze jedno, bardzo kluczowe zdanie. Umowa przewidywała możliwość wydłużenia terminu realizacji robót. Skoro zatem wykonawca udowodnił zamawiającemu, że zachodzą obiektywne przyczyny uzasadniające określone przedłużenie terminu ukończenia prac, to obowiązkiem zamawiającego jest takie wydłużenie czasu na ukończenie, jakie jest adekwatne w tej konkretnej sytuacji.

?♂️ I na to podejście chciałem zwrócić uwagę. Umowa nie przewidywała żadnego obowiązku aneksowania. Wykonawca zatem nie mógłby zatem przed sądem dochodzić zmiany umowy. Sąd tu wywodzi obowiązek zawarcia aneksu z ogólnego obowiązku współdziałania przy wykonywaniu kontraktu. Jeżeli jedna strona wie, że istnieją okoliczności niezawinione przez drugą stronę, a które uniemożliwiają wykonanie umowy w terminie, to ma obowiązek zawrzeć aneks terminowy. I to taki, który zapewni realną możliwość terminowego ukończenia prac.

Na koniec sąd jeszcze dodał, że naliczenie przez zamawiającego kar umownych stanowiło nadużycie prawa. Sąd zwrócił uwagę, jakie funkcje pełni kara umowna (ma dyscyplinować kontrahenta, zabezpieczać uprawnionego oraz zabezpieczać wykonanie umowy zgodnie z jego treścią). Sąd uznał, że zamawiający skorzystał z kary umownej nie w celu realizacji którejkolwiek z ww. funkcji, a wyłącznie w celu obniżenia należności przysługującej wykonawcy.