E-mail to nie forma pisemna
Jeżeli w umowie lub przepisach masz obowiązek zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, to wysłanie maila nie załatwia sprawy. Taka czynność będzie zwyczajnie nieważna.
Jeśli chcesz korzystać z komunikacji elektronicznej, załącz do wiadomości e-mail dokument z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ten jest równoważny formie pisemnej!
Z mejlem wiąże się jeszcze jeden problem: w razie sporu to Ty musisz udowodnić, że e-mail dotarł do adresata. Wydruki wysłanego maila czy nawet logi z własnego serwera to za mało.
Dobitnie wskazał to jeden z sądów:
Skoro to składającego oświadczenie woli obciąża obowiązek dowodzenia, że dotarło ono do adresata, to szczególnie podmiot będący przedsiębiorcą winien dbać o zapewnienie dowodów skutecznego złożenia oświadczenia woli i jeżeli czyni to poprzez e-mail dowód ten winien dotyczyć zapisania wiadomości na skrzynce pocztowej adresata; waga tego obowiązku pozostaje szczególna w sytuacji, gdy adresat wiadomości e-mail nie przesyła zwrotnego potwierdzenia ich odbioru
Co ciekawe, w sprawie, z której pochodzi cytat, biegły przesądził, że wiadomość została skutecznie doręczona na serwer obsługujący skrzynkę mailową adresata. Biegły jednocześnie zaznaczył, że z powodu braku logów serwera docelowego nie jest w stanie jednoznacznie potwierdzić, czy wiadomość opuściła kolejkę serwera i została z powodzeniem zapisana w konkretnej skrzynce odbiorczej użytkownika.
Dla sądu było o zatem niewystarczające, by uznać, że wiadomość e-mail została doręczona adresatowi.
